Politique de confidentialité
MyCopilot Systems s'engage à protéger vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement UE 2016/679) et à la loi belge du 30 juillet 2018.
Sommaire
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur ce site est :
Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter par email à avec pour objet « RGPD — Demande ».
2. Données collectées
Nous collectons uniquement les données strictement nécessaires à la fourniture de nos services et au bon fonctionnement du site. Aucune donnée sensible (au sens de l'article 9 du RGPD — santé, opinions, orientation sexuelle, etc.) n'est collectée.
Données collectées via les formulaires
- Nom et prénom (obligatoire)
- Adresse email professionnelle (obligatoire)
- Numéro de téléphone (obligatoire)
- Nom de l'entreprise (facultatif)
- Taille de la flotte / secteur d'activité (facultatif)
- Message libre (facultatif)
Données collectées automatiquement
- Adresse IP (anonymisée pour l'analyse d'audience)
- Navigateur et système d'exploitation
- Pages consultées, durée de visite, source de trafic
- Date et heure de connexion
3. Finalités et bases légales du traitement
Vos données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes, chacune fondée sur une base légale conforme à l'article 6 du RGPD :
| Finalité | Base légale | Durée |
|---|---|---|
| Répondre à une demande de devis ou de contact | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) | 3 ans après dernier contact |
| Exécution du contrat de service GPS | Contrat (art. 6.1.b) | Durée du contrat + 10 ans (obligations comptables) |
| Prospection commerciale B2B | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | 3 ans après dernier contact |
| Mesure d'audience (Google Analytics) | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | 14 mois maximum |
| Amélioration du site et sécurité | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | 12 mois |
| Respect des obligations légales (facturation, fiscalité) | Obligation légale (art. 6.1.c) | 10 ans |
4. Destinataires des données
Vos données personnelles sont traitées en interne par les collaborateurs habilités de MyCopilot Systems (équipe commerciale, support technique, direction).
Elles peuvent également être communiquées à nos sous-traitants techniques, strictement encadrés par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD :
- Hébergeur web — serveurs situés dans l'Union européenne
- Service d'envoi d'emails — transmission des formulaires de contact
- Google LLC — Google Analytics 4 (mesure d'audience), Google Ads (publicité)
- Nos prestataires comptables et juridiques (Belgique)
Vos données ne sont jamais vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.
5. Durées de conservation
Les durées de conservation sont fixées en fonction de la finalité du traitement et du principe de minimisation imposé par le RGPD (voir tableau au point 3).
Au terme de ces durées, les données sont soit supprimées définitivement, soit anonymisées à des fins statistiques sans possibilité de ré-identification.
6. Sécurité des données
MyCopilot Systems met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque :
- Chiffrement HTTPS/TLS sur l'ensemble du site et des échanges
- Protection des formulaires contre les soumissions automatisées et les abus
- Accès aux données limités aux personnes habilitées
- Sauvegardes régulières et plan de continuité d'activité
- Sensibilisation régulière des équipes à la protection des données
- Sélection de sous-traitants certifiés aux normes ISO 27001, 27017 et 27018
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à notifier l'incident à l'Autorité de Protection des Données (APD) belge dans les 72 heures, conformément à l'article 33 du RGPD.
7. Vos droits RGPD
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD et à la loi belge du 30 juillet 2018, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
Droit d'accès (art. 15)
Savoir si nous traitons vos données et obtenir une copie de celles-ci.
Droit de rectification (art. 16)
Corriger des données inexactes ou incomplètes vous concernant.
Droit à l'effacement (art. 17)
Demander la suppression de vos données sous certaines conditions.
Droit à la limitation (art. 18)
Geler temporairement le traitement de vos données.
Droit à la portabilité (art. 20)
Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
Droit d'opposition (art. 21)
Vous opposer au traitement, notamment à la prospection commerciale.
Retrait du consentement
Retirer à tout moment votre consentement, sans affecter les traitements antérieurs.
Directives post-mortem
Définir le sort de vos données après votre décès (loi belge 30/07/2018).
Comment exercer vos droits ?
Pour exercer l'un de ces droits, envoyez-nous un email à avec pour objet « RGPD — Exercice des droits ». Nous vous répondrons dans un délai maximum de 30 jours, éventuellement prolongé de 2 mois en cas de demande complexe (art. 12.3 RGPD).
Pour des raisons de sécurité, nous pouvons vous demander de justifier votre identité avant de donner suite à votre demande.
8. Cookies et traceurs
Le site mycopilot.be utilise deux catégories de cookies :
Cookies strictement nécessaires
Ces cookies sont indispensables au bon fonctionnement du site (sécurité des formulaires, session, préférences d'affichage). Ils ne nécessitent pas votre consentement préalable.
Cookies de mesure d'audience
Nous utilisons Google Analytics 4 pour comprendre l'utilisation de notre site et l'améliorer. Ces cookies collectent des données anonymisées (pages consultées, durée, source) et sont conservés 14 mois maximum.
| Cookie | Finalité | Durée |
|---|---|---|
| _ga, _ga_* | Identifiant visiteur Google Analytics 4 | 13 mois |
| _gid | Identifiant de session Google Analytics | 24 heures |
Vous pouvez à tout moment gérer vos préférences cookies dans les paramètres de votre navigateur, ou désactiver Google Analytics via l'extension officielle de désactivation.
9. Réclamations — Autorité de Protection des Données
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD), autorité de contrôle belge compétente.
Nous vous encourageons cependant à nous contacter d'abord à afin que nous puissions trouver une solution amiable.
10. Modifications de la politique
MyCopilot Systems peut être amenée à modifier la présente politique de confidentialité afin de l'adapter aux évolutions législatives ou à ses pratiques.
En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par tout moyen approprié (email, bannière sur le site). La date de dernière mise à jour est indiquée en haut du document.
Document mis à jour le 20 avril 2026. Version 1.0. Pour toute question : .