Privacybeleid
MyCopilot Systems beschermt uw persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018.
Inhoud
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld, is:
Voor elke vraag over de verwerking van uw persoonsgegevens of om uw rechten uit te oefenen, mailt u naar met als onderwerp „AVG — Vraag”.
2. Verzamelde gegevens
Wij verzamelen alleen de gegevens die strikt nodig zijn om onze diensten te leveren en de website goed te laten werken. Wij verzamelen geen gevoelige gegevens in de zin van artikel 9 van de AVG (gezondheid, overtuigingen, seksuele geaardheid enzovoort).
Gegevens via de formulieren
- Voor- en achternaam (verplicht)
- Professioneel e-mailadres (verplicht)
- Telefoonnummer (facultatief)
- Naam van het bedrijf (facultatief)
- Aantal voertuigen en sector (facultatief)
- Vrij bericht (facultatief)
Automatisch verzamelde gegevens
- IP-adres (geanonimiseerd voor de bezoekersmeting)
- Browser en besturingssysteem
- Bezochte pagina's, duur van het bezoek, verkeersbron
- Datum en uur van het bezoek
3. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, elk op basis van een rechtsgrond uit artikel 6 van de AVG:
| Doel | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Antwoorden op een offerte- of contactaanvraag | Precontractuele maatregelen (art. 6.1.b) | 3 jaar na het laatste contact |
| Uitvoering van het GPS-servicecontract | Overeenkomst (art. 6.1.b) | Duur van het contract + 10 jaar (boekhoudkundige verplichtingen) |
| B2B-prospectie | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | 3 jaar na het laatste contact |
| Bezoekersmeting (Google Analytics) | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Maximaal 14 maanden |
| Verbetering en beveiliging van de website | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | 12 maanden |
| Naleving van wettelijke verplichtingen (facturatie, fiscaliteit) | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) | 10 jaar |
4. Ontvangers van de gegevens
Uw persoonsgegevens worden intern verwerkt door de bevoegde medewerkers van MyCopilot Systems (verkoop, technische ondersteuning, directie).
Ze kunnen ook worden doorgegeven aan onze technische verwerkers, die gebonden zijn door een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 van de AVG:
- Webhost: servers in de Europese Unie
- E-maildienst: verzending van de contactformulieren
- Google LLC: Google Analytics 4 (bezoekersmeting), Google Ads (advertenties)
- Onze boekhoudkundige en juridische dienstverleners (België)
Uw gegevens worden nooit verkocht, verhuurd of overgedragen aan derden voor commerciële doeleinden.
5. Bewaartermijnen
De bewaartermijnen hangen af van het doel van de verwerking en van het beginsel van minimale gegevensverwerking uit de AVG (zie de tabel in punt 3).
Na afloop van die termijnen worden de gegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd voor statistische doeleinden, zonder mogelijkheid tot heridentificatie.
6. Beveiliging van de gegevens
MyCopilot Systems neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te garanderen dat bij het risico past:
- HTTPS/TLS-versleuteling op de hele website en bij alle uitwisselingen
- Bescherming van de formulieren tegen geautomatiseerde inzendingen en misbruik
- Toegang tot de gegevens beperkt tot bevoegde personen
- Regelmatige back-ups en een bedrijfscontinuïteitsplan
- Regelmatige sensibilisering van de medewerkers over gegevensbescherming
- Keuze voor verwerkers die gecertificeerd zijn volgens ISO 27001, 27017 en 27018
Bij een gegevenslek dat een risico kan inhouden voor uw rechten en vrijheden, melden wij het incident binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), volgens artikel 33 van de AVG.
7. Uw rechten volgens de AVG
Volgens de artikelen 15 tot 22 van de AVG en de Belgische wet van 30 juli 2018 heeft u de volgende rechten op uw persoonsgegevens:
Recht op inzage (art. 15)
Weten of wij uw gegevens verwerken en er een kopie van krijgen.
Recht op rectificatie (art. 16)
Onjuiste of onvolledige gegevens over u laten verbeteren.
Recht op gegevenswissing (art. 17)
Onder bepaalde voorwaarden de verwijdering van uw gegevens vragen.
Recht op beperking (art. 18)
De verwerking van uw gegevens tijdelijk laten stopzetten.
Recht op overdraagbaarheid (art. 20)
Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
Recht van bezwaar (art. 21)
Bezwaar maken tegen de verwerking, met name tegen prospectie.
Intrekking van de toestemming
Uw toestemming op elk moment intrekken, zonder gevolgen voor eerdere verwerkingen.
Richtlijnen na overlijden
Bepalen wat er na uw overlijden met uw gegevens gebeurt (Belgische wet van 30/07/2018).
Hoe oefent u uw rechten uit?
Stuur een e-mail naar met als onderwerp „AVG — Uitoefening van rechten”. Wij antwoorden binnen maximaal 30 dagen, eventueel verlengd met 2 maanden bij een complexe aanvraag (art. 12.3 AVG).
Om veiligheidsredenen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen voor wij op uw aanvraag ingaan.
8. Cookies
De website mycopilot.be gebruikt twee soorten cookies:
Strikt noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn nodig voor de goede werking van de website (beveiliging van de formulieren, sessie, weergavevoorkeuren). Ze vragen geen voorafgaande toestemming.
Cookies voor bezoekersmeting
Wij gebruiken Google Analytics 4 om te begrijpen hoe onze website gebruikt wordt en om ze te verbeteren. Deze cookies verzamelen geanonimiseerde gegevens (bezochte pagina's, duur, bron) en worden maximaal 14 maanden bewaard. Ze worden pas geplaatst nadat u ze in de cookiebanner aanvaardt.
| Cookie | Doel | Duur |
|---|---|---|
| _ga, _ga_* | Bezoekers-ID van Google Analytics 4 | 13 maanden |
| _gid | Sessie-ID van Google Analytics | 24 uur |
U kunt uw cookievoorkeuren altijd beheren in de instellingen van uw browser, of Google Analytics uitschakelen met de officiële uitschakelextensie.
9. Klachten bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
Vindt u dat uw rechten niet worden gerespecteerd, dan kunt u altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), de bevoegde Belgische toezichthouder.
Wij moedigen u wel aan om eerst contact met ons op te nemen via , zodat wij samen een oplossing kunnen zoeken.
10. Wijzigingen van dit beleid
MyCopilot Systems kan dit privacybeleid aanpassen aan nieuwe wetgeving of aan haar werkwijze.
Bij een belangrijke wijziging brengen wij u op een gepaste manier op de hoogte (e-mail, banner op de website). De datum van de laatste wijziging staat bovenaan dit document.
Versie 1.0 van het privacybeleid van MyCopilot Systems, Nederlandse vertaling van 18 oktober 2026. Bij verschil tussen de versies geldt de Franse tekst. Vragen: .